VOUS SOUHAITEZ NUMERISER VOS DOCUMENTS PAPIER

• En dépit d'une utilisation massive des e-mails et autres supports de communication via internet, la grande majorité des échanges de documents dans et hors de l'entreprise, s'effectue encore sous la forme de papier. Et ce sont autant de formulaires, de factures, de bons de commande et autres mémos qui continuent de s'amonceler chaque jour dans les divers services de l'entreprise.
• Aujourd’hui, il existe des solutions permettant de dématérialiser vos documents papiers afin de les rendrent accessible et consultable rapidement au format électronique. Cependant, la dématérialisation des documents de travail et la Gestion Electronique des Documents (GED) implique au préalable une opération de numérisation et d’indexation de vos documents papier qui peut se révéler fastidieuse et consommatrice de temps et au final très coûteuse.
• C’est la raison pour laquelle, nous avons mis au point, Capture Manager, une solution intelligente permettant d'automatiser les processus de numérisation, de traitement, d’indexation et de classement des documents papier.
• Résultats : des gains de productivité sans précédent, une circulation plus fluide et plus rapide de l’information dans l’entreprise.
  

AUTOMATISEZ LE TRAITEMENT, L’INDEXATION ET LE CLASSEMENT DE VOS DOCUMENTS

• Capture Manager capture tout type de documents papier (factures, bons de commande, de livraison, dossiers client, courriers,…) et électroniques (spools d’impression, mails,…) et en extrait automatiquement les données utiles avant de les transférer au système d’information de l’entreprise (intranet, GED, serveur de fichiers Windows, base de données,…).
• Vos Documents sont ainsi indexés automatiquement, classés au bon endroit et accessible rapidement par les utilisateurs autorisés.
• Capture Manager est capable de traiter tous les types de documents quelque soit sa forme : papier, télécopie, spool d’impression, e-mail, fichier bureautique (word, excel,…).

• Documents papier numérisés

• Il vous suffit de placer les documents (une pile de factures fournisseurs par exemple) dans le scanner puis de spécifier sur l’écran tactile, quel type de document vous souhaitez numériser. Capture Manager va ensuite OCRisé chacun des documents, les convertir au format PDF texte puis les lire pour en extraire automatiquement les données utiles (N° de la facture, la date, le nom du fournisseur,…). Ces données seront ensuite exploitées pour nommer automatiquement et classer automatiquement le fichier dans le bon dossier du système d’information de l’entreprise.

• Spools d’impression

• De la même manière que pour la capture des documents papier numérisés, Capture Manager est sait capturer automatiquement des spools d’impression (à partir du format postcript) en vue de les transformer en documents PDF Texte. Les documents seront à la fois imprimés puis parallèlement, dans la même logique, lu, indexés, classés et archivés automatiquement grâce aux informations reconnues.

• Télécopies

• Récupérez toutes les télécopies qui transitent par votre logiciel de gestion de télécopies et intégrez-les au flux unifié de Capture Manager. Tous vos fax entrants/sortants seront ainsi automatiquement classés au format PDF texte dans une base de données unique.

• Courrier électronique

• Le logiciel capture également les e-mails (y compris leurs pièces jointes). Les informations du courrier électronique, telles que l’expéditeur et le destinataire, sont enregistrées avec les documents.
  

UNE TECHNOLOGIE INTELLIGENTE

• Capture Manager est capable de trouver et de comprendre les informations d’un document, où qu’elles soient sur celui ci. Vous pouvez donc l’utiliser pour capturer une large variété de documents qui soit structurés ou semi-structurés,
• Basé sur une technologie unique de reconnaissance Capture Manager identifie automatiquement chaque document capturé pour en déterminer sa nature. Afin de s’adapter à l’hétérogénéité des documents de l’entreprise, il combine différents modes d’identification :
  - lecture intelligente par technologie Adaptative permettant la détection de mots clés ou de formats de données contenus dans le document.
• Interprétation des codes à barres : Les codes barre constituent une méthode sûre pour représenter les informations. Capture Manager sait lire et comprendre les principaux types de codes barre utilisés.

UNE INTEGRATION AVEC VOS APPLICATIONS METIERS

• Les données qui ont été extraites de chacun des documents (facture par exemple) par Capture Manager peuvent être transmises vers le logiciel comptable ou l’ ERP de l’entreprise, après choix d’un format de fichier de sortie (XML, CSV…).